오혜정 디자이너

당장 내일까지 읽어야 할 보고서가 산더미고, 정리할 회의록이 수두룩하다면? 사무실 칸막이 책상에 앉아 매일 밤 야근하느라 머리를 싸매고 있는 직장인이라면 주목하자. 요즘은 인공지능(AI)이 서류도 요약하고 영어 이메일도 대신 써준다. 실제 국내 한 IT전문 매체가 진행한 ‘2023년 한국 기업의 AI 도입 및 활용 현황’ 설문에 따르면, 업무에서 AI 기술을 활용한다는 응답은 23.8%였다. 이미 5명 중 1명은 AI로 생산성을 높인다는 것.

수백장, 수천장 분량 보고서, 읽을 시간이 부족하다면 생성AI 도움을 받아보자. 보고서를 먼저 학습한 AI는 묻는 정보만 찾아서 대답해주는게 가능하다. 예컨대, 마이크로소프트(MS) 생성AI 서비스인 ‘MS 코파일럿’을 구독하고 있다면 MS 워드 프로그램 오른쪽 상단 메뉴 창에 영어로 ‘코파일럿(Copilot)’이라고 적힌 버튼을 눌러보자. 이후 표시되는 대화창에 궁금한 점을 물어보면 된다. 수십장 분량 기업 실적 관련 정보가 담긴 리포트나, 연간 실적 발표 콘퍼런스콜 녹취록 등이 담긴 워드 파일을 열고 “지난해 ○○ 부문 매출이 얼마야?”라고 물어보면 답을 주는 식이다.

생산성 소프트웨어(SW)인 노션도 온라인에 저장해 놓은 각종 문서를 내용을 AI 챗봇에 물어볼 수 있는 ‘Q&A 기능’을 서비스한다. 예컨대, 노션 온라인 문서에 각종 신문 제목과 인터넷 주소를 스크랩한 문서를 저장해 놨다면  AI 챗봇에 '○○○에 관련된 내용이 적힌 기사 제목을 찾아줘'라고 물어보면 찾아서 보여준다.

장문의 글을 요약하는 건 생성 AI의 주특기. 국내 대학교 학부생이 한 학기동안 공부하는 400페이지 국제관계학 논문이 담긴 PDF를 MS코파일럿은 8000자 수준으로 10분 만에 요약해줬다. 필요에 따라 주제를 알려주거나(해당 글은 ○○이라는 주제인데, 요약해줘), 길이를 제한(400자 이내로 요약해줘)하는 등의 방향성을 정해주면 더 명확한 결과물을 얻을 수 있다. 구글 제미나이, 챗 GPT도 가능하다.

보내는데 시간이 많이 드는 e메일도 대신 써줄 수 있다. 해외 비즈니스 파트너와 소통할 수 있는 영어 e메일도 문제없다. 그러나, 막상 생성AI를 실제 업무에 활용하려면 걱정부터 앞선다. 어떤 AI를 써야 내게 딱 맞는 도움을 받을 수 있을까. 명령어(프롬프트)에 따라 내놓는 결과도 확확 달라진다는데. 생성AI, 사무실에서 실제 활용하는 방법과 주의해야 할 점은 무엇일까.